一、案卷目录的录入
1、点击“添加案卷”；
2、出现页面及各项录入；
3、一级类目：（文件形成的年度）如“2011”；
4、二级类目：（部门档案代码）如学校办公室“XZ11”；
5、实体分类号：（年度+部门档案代码）如“2011- XZ11”；
6、案卷/盒号及馆编件号：录入前先与档案馆老师联系，确定案卷序号；
7、保管期限：选择“永久”或“长期”；
8、密级：选择“内部”；
9、正题名：案卷标题，格式“责任者关于XXX、XXXX、XXXX”等的文种”
，如“教育部关于卓越工程师、援藏、本科教学、精品课程、教学评估、动物实验、工程教育、动漫的意见、通知”，或者“教高（函、司函、厅、厅函）文件”
10、责任者 ：该卷所有文件的落款单位，如：“教育部、教育部办公厅”
11、页数：该卷的总页数，如“89”
12、时间：卷内文件最早至最晚时间，用8位阿拉伯数字表示“如20110123-20111205”，表示该卷内最早的文件是2011年1月23日，最晚一份文件是2011年12月5日形成
13、归档单位：录入本部门名称，与校园网部门设置中各部门名称一致即可，如“学校办公室”，不得减为“校办”
14、主题词：录入反映该卷主要问题的3-5个短语，各短语间要空格，如“援藏 本科教学 精品课程 教学评估动物实验 工程教育”
15、归档份数：1
16、输入员：兼职档案员姓名，不得输入学生姓名或空置
二、卷内文件的著录
1、点击“添加文件”
2、出现页面（与案卷相同）
3、一级类目、二级类目、实体分类号系统自动生成，无须改动
4、案卷/盒号及馆编件号：将该栏内原有数字改为文件所属的案卷号，小数点后面的即为件号，自动从0001开始，如“44.0001”
5、保管期限：选择“永久”或“长期”
6、密级：无密级文件选择“内部”，有密级文件根据需要选择
7、正题名：照实登录原文件的标题，如“关于推荐学习山东大学生开展工作国防生四项教育经验的通知”
8、责任者 ：文件最后的落款单位，如：“教育部”
9、页数：该份文件首页所在的页码，如第一份文件为“1”，第二份文件为“3”
10、时间：文件落款处的时间，用8位阿拉伯数字表示，如：“20110123”，表示2011年1月23日
11、归档单位：录入本部门名称，与校园网部门设置中各部门名称一致即可，如“学校办公室”，不得减为“校办”
12、主题词：录入反映该文件主要问题的5个左右短语，各短语间要空格；红头文件可直接按照原文的主题词录入。如“ 教学 科研 仪器 设备 变动”
13、文号：录入文件的发文字号，如“校字[2003]34号”
14、文种：根据文件的名称选择“通知”或“计划”等等
15、归档份数：1
16、附件：有附件的文件将标题录入此处。
17、输入员：录入兼职档案员姓名，不得输入学生姓名或空置
注：其他未涉及项目，可空置
