（2023年10月25日第19次校长办公会审议通过）
为保障档案的真实性、完整性、可用性、安全性，加强档案的科学化、标准化、规范化管理，依据国家和教育部相关规定及《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）《中国政法大学档案管理办法》（法大发〔2020〕66号）等规章制度，结合学校档案工作实际，特制订本规范。
本规范适用于校内各单位开展纸质档案归档的立卷整理工作。
本规范中所称“检查人”指各单位负责档案工作的处领导，应及时了解本单位归档情况，检查卷内归档文件质量，对本单位归档质量负有领导责任；“立卷人”指各单位负责立卷归档的具体工作人员，应逐一检查归档文件的真实性、完整性、可用性、安全性，对归档质量负有具体责任。
一、归档文件收集
归档文件收集是立卷整理的第一步，即按照立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。
无需归档的文件材料主要包括：重份文件、事务性通知、一般文件的历次修改稿，上级机关普发供参阅、不办的文件材料，机关内部互相抄送的文件、非长期保管的文件等。
归档的文件材料应为原件，复印件原则上不归档。若没有原件或原件遗失，可将有凭证和查考价值的复印件（加盖发文单位或归档单位公章）归档。
二、归档文件分类
（一）按“年度-问题”分类
校内各单位形成的档案，按照“年度-问题”分类，即同一年度同一单位产生的文件可以组为一卷或多卷，其中关于同一问题所形成的文件材料放在一起，不同问题的文件不能混杂。
跨年度文件，一般应以文件签发日期为准；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，按文件签发日期判定所属年度。形成年度无法考证的文件，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
（二）按“年度-机构”分类
在年度分类的基础上，将文件按发文机关或承办部门各自分开立卷。
（三）按“年度-保管期限”分类
在年度分类的基础上，将不同保管期限（永久、长期）的文件分开立卷。若成套性较强的文件不宜分开时，保管期限按最长归档期限的文件计算。
三、归档文件组卷
组卷时遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，按照事由、文件类型等因素进行组卷。卷内文件以50-100页为宜，最多不超过200页；卷内文件页数过多时可以拆分为两卷，卷内文件页数过少时，可以将几卷合并为一卷。
四、归档文件排序及编号
（一）排序
同一卷内的文件材料可按照时间顺序、文件的连续性或重要程度排序。排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同语言文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，或者中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，收文在后；有发文稿纸的，文件正本在前，发文稿纸和定稿在后。
（二）编号
卷内文件要在文件上重新逐页编写页码（从页码1开始，编号为流水号），正面页码编写在右上角空白位置，反面页码编写在左上角空白位置。正反面有内容的都应编号。
五、归档文件修整
归档文件已经破损的，应按照《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2022）予以修复后再归档；字迹模糊或易退变的，应予复制并将原件、复印件一并归档。声像载体图像不清晰、电子文件无法被识别的，应剔除或更替后再归档。
归档文件暂不装订。归档前去除纸张上的金属物(如铁质订书钉、曲别针、大头针、推钉、鱼尾夹等)；对过大的纸张进行折叠，字面朝里；对过小的纸张粘贴在A4纸上进行托附。
六、归档文件编目
学位档案的目录根据研究生院的要求制作。文书档案及其他教学档案须编制《归档文件目录》（目录详细到件，可在档案管理系统中填写后打印一并装袋）。著录项目包括案卷号、件号、责任者、文号、正题名、归档单位、时间、页数、密级和附注，填写说明如下：
（一）案卷号：按照年度-单位-编号拟写，年度指文件的形成年份，单位指档案馆分配各单位的代码，编号为案卷序号。
（二）件号：即文件在档案管理系统中的顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。
（三）责任者：形成档案文件的组织或个人，即文件的发文机关、签署者或署名者，应使用全称或规范化简称。
（四）文号：文件的发文字号，如果没有文号，则空白不填。
（五）正题名：文件标题。一般情况下应照实抄录文件标题；没有标题或标题不能揭示文件内容的，可自拟标题或加副标题，自拟标题应简要概括文件内容，方便利用查找；国外来文，应先写译文标题，再写原文标题；对总结、报表、统计表之类的文件，标题中需显示年度。
（六）归档单位：文件形成单位的全称。
（七）时间：文件形成的时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20200201”；文件中没有日期的，应进行考证，至少将日期落实到年度，不足位数补零。
（八）密级：按文件公开类别的情况，分别标注公开、内部、秘密、机密或绝密。涉及保密文件归档的，提前联系档案馆，按照涉密文件归档要求归档。
七、案卷封面填写
文件整理、录入、查验完毕后，同一案卷的文件装入一个档案袋，档案袋上第一栏填写归档单位名称，第二栏填写案卷标题；档案袋中的档号、保管期限等其他项也必须填写完整。
八、归档文件装盒
案卷的档案袋根据厚度装入档案盒，在档案盒脊填写盒内所装档案资料的案卷号，例如2020-XZ00-1～3。研究生学位档案，需要填写档案盒封面，其中序号一列填写对应卷号。
九、档案移交
各单位向档案馆移交档案材料时，必须制作移交目录并签字、标明移交日期，一式两份作为移交凭证，经交接双方签字后留底备查。
十、档案补遗或修正
归档后如发现文件有遗漏或错误等问题，归档单位应将更正后的档案材料补归档，原档案材料不得撤销、替换，立卷人和检查人在《备考表》上如实记录签字一并归档。
十一、本规范由中国政法大学档案馆负责解释。
附件：
备考表（样表）
