1、“输入员”栏必须输入兼职档案员名字，不能输入学生的名字或者不填。
2、一级目录输入年，二级目录输入分类号，其中的英文字母必须大写。一级目录、二级目录加横杠组成实体分类号
例如2011年的教学档案，则一级目录：2011，二级目录：JX，实体分类号：2011-JX
3、录入案卷时，“页数”栏输入文件总页数，录入文件时，“页数”栏输入该文件首页在整个案卷中处于第几页。
例如案卷A包含10份文件，共50页，其中第2份文件首页位于第8页。则案卷输入一条记录，案卷页数栏输入50，文件输入10条记录，第2份文件页数栏输入8
4、系统默认提取当前时间放入时间栏，请修改为文件成文日期，案卷输入时间范围，文件输入成文日期，为打印版面统一日期格式8位。
例如案卷中文件日期从2012年1月1日至2012年6月3日，则案卷输入：20120101-20120603，文件成文日期2012年3月8日，则输入：20120308
5、主题词应提取文件主旨用简洁明确的词语输入
6、行政、人事档案存在多人共用一个档案表的情况，为使录入档案数据更加清晰有序请安排分人分时段录入数据。历年同类文件应处于基本相同的排列顺序
例如校发文在2011年开始于第一卷，则2012年校发文仍开始于第一卷
7、档案录入完成后与档案馆分管老师联系，经核对无误后准备实体档案移交，需要提交打印移交案卷目录一式两份签字盖章，打印卷内文件目录一份
2012年9月6日
